CIEC Korea là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hàn tại Việt Nam

Hợp pháp hoá lãnh sự Hàn là yêu cầu bắt buộc dành cho những người có dự định xuất ngoại. Thủ tục này được thực hiện bởi tổ chức CIEC Korea.

Vậy CIEC là gì và quy trình hợp pháp hoá lãnh sự Hàn tại Việt Nam diễn ra như thế nào? Hãy cùng SUNNY tìm hiểu trong bài viết này nhé!

CIEC Korea là gì

CIEC là Trung tâm Tư vấn giáo dục quốc tế - Cục Hợp tác quốc tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo. Đây là một tổ chức quốc tế dưới sự hợp tác của Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam và Hàn Quốc. Mục đích của tổ chức là xác thực độ thật giả của các giấy tờ, con dấu, chữ ký,…

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Hàn tại Việt Nam

Hướng dẫn chi tiết quy trình làm hồ sơ tại portal korea.ciec.vn (Cập nhật ngày 01/4/2023)

Chuẩn bị trước khi đăng ký

Những giấy tờ cần chuẩn bị để thực hiện đăng ký xác nhận

CIEC đã phát triển và quản lý cổng đăng ký trực tuyến để thu thập thông tin từ các ứng viên đăng ký xác nhận lãnh sự giấy tờ tại Đại sứ quán Hàn Quốc.

Địa chỉ: https://korea.ciec.vn/

Những giấy tờ mà các ứng viên cần chuẩn bị bao gồm:

• Bằng tốt nghiệp bậc THPT
• Học bạ / trích lục học bạ / trích sao học bạ / bảng kết quả học tập bậc THPT
• Bằng cấp bậc Trung cấp, Cao đẳng, Đại học, Sau Đại học
• Bảng điểm / sổ điểm / bảng kết quả học tập bậc Trung cấp, Cao đẳng, Đại học, Sau Đại học.

Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam chỉ tiếp nhận xử lý Hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp các tỉnh / thành phố từ Đà Nẵng trở ra. Với các tỉnh / TP từ Quảng Nam trở vào sẽ không đăng ký tại CIEC.

Những lưu ý khi đăng ký tại korea.ciec.vn

Các tài khoản cá nhân đã đăng ký trước ngày 06/02/2023 hiện chưa được tích hợp chức năng thanh toán và đặt lịch hẹn. Để sử dụng các tính năng này, cần phải tạo một tài khoản mới bằng một địa chỉ email khác để nộp lệ phí và đặt lịch hẹn theo quy trình mới. Tuy nhiên, các tài khoản đã được tạo trước đó dưới dạng tài khoản tổ chức có thể sử dụng ngay để đăng ký hồ sơ mới.

Phiếu đăng ký (kết quả xác minh) sẽ có hiệu lực trong vòng 60 ngày sau khi được xác minh. Sau thời hạn này, ứng viên sẽ cần phải đăng ký hồ sơ mới.

Mỗi tài khoản có thể khai báo và nộp hồ sơ nhiều lần. Tuy nhiên, ứng viên không nên lập nhiều hồ sơ cùng loại bằng cấp trong cùng một thời điểm để tránh sự nhầm lẫn và khó khăn trong việc tra cứu.

Hệ thống sẽ gửi thông báo qua email của tài khoản đăng ký. Vì vậy, ứng viên cần kiểm tra thường xuyên email trong quá trình đăng ký và xác minh.

Yêu cầu về file upload

File mà ứng viên tải lên trang web korea.ciec.vn là cơ sở để CIEC tiến hành kiểm tra và gửi đến các cơ quan có thẩm quyền để xác minh bằng cấp (như Sở Giáo dục và Đào tạo, các trường học, cơ sở giáo dục và đào tạo, cơ quan cấp bằng, đơn vị chủ quản…). Do đó, file tải lên phải đảm bảo các điều kiện sau:

• Tải tệp đúng nội dung yêu cầu: Cần chú ý tên file là bằng tốt nghiệp, chứng nhận tốt nghiệp, học bạ hay trích lục học bạ,… để upload đúng nhất.
• File scan hoặc chụp văn bản phải rõ ràng và đầy đủ thông tin, không bị mờ,…
• Scan màu bản gốc, không scan bản photo, không scan bản sao y hay bản dịch công chứng, không scan bản xác nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao (tem vàng), không scan bản tem tím trước đó.
• File tải lên phải ở đúng định dạng mà hệ thống yêu cầu. Từ ngày 06/02/2023, hệ thống chấp nhận các định dạng sau: PDF, ảnh (JPG, JPEG, PNG, BMP).
• File tải lên phải có dung lượng nhỏ hơn dung lượng tối đa mà hệ thống cho phép. Các file bằng, chứng nhận, bảng điểm phải có dung lượng nhỏ hơn 2 MB, riêng học bạ THPT cho phép dung lượng nhỏ hơn 5 MB.

Quy trình đăng ký, thanh toán và đặt lịch hẹn nộp trên korea.ciec.vn

Quy trình đăng ký tại korea.ciec.vn được diễn ra theo các bước sau:

• Đăng ký: Ứng viên đăng ký tài khoản tại korea.ciec.vn.
• Nhập thông tin bằng cấp: Nhập thông tin cá nhân và các thông tin bằng cấp, giấy tờ cần xác nhận. Sau khi nộp sẽ được cấp CIEC code.
• Thanh toán: Thanh toán phí kiểm tra và xử lý qua cổng thanh toán tại korea.ciec.vn.
• Tiếp nhận: CIEC kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ. Liên hệ các đơn vị có thẩm quyền xác minh hồ sơ.
• Xác minh xong: Khi có kết quả xác minh là chính xác, hệ thống mail thông báo với ứng viên có thể đặt lịch hẹn.
• Đặt lịch hẹn: Ứng viên chọn ngày, chọn khung giờ còn trống để hẹn nộp hồ sơ tại Đại sứ quán.
• Nộp hồ sơ giấy: Tới ngày hẹn, ứng viên in phiếu đăng ký (mã QR) và nộp cùng hồ sơ tại Đại sứ quán.

Hướng dẫn tạo tài khoản trên korea.ciec.vn

Để đăng ký tài khoản, truy cập vào trang web https://korea.ciec.vn/.

• Nếu bạn đã có tài khoản, hãy nhập email và mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập.
• Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy chọn tùy chọn “Đăng ký mới”.
• Điền thông tin email và nhập mật khẩu hai lần để hoàn tất quá trình đăng ký.
• Sau khi nhấn nút “Đăng ký”, hệ thống sẽ gửi một email kèm theo liên kết kích hoạt đến địa chỉ email của bạn. Bạn cần nhấn vào liên kết này để hoàn tất việc kích hoạt tài khoản.

• Sau khi kích hoạt thành công, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản và sử dụng các tính năng của trang web.

Giao diện khi đăng nhập thành công sẽ hiển thị như hình sau.

Điền các thông tin về bằng cấp

Bạn chọn nút “Đăng ký hồ sơ loại mới”.

Bạn nhập thông tin và liên hệ của người có tên trên bằng, sau đó chọn đúng loại bằng cấp hoặc giấy tờ cần xác nhận.

Lưu ý:

• Đối với mỗi cấp học (THPT, Trung cấp, Cao đẳng, Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ), bạn sẽ đăng ký một hồ sơ riêng, thanh toán riêng và đặt lịch hẹn riêng.
• Trong trường hợp tại một cấp học chỉ đăng ký một loại giấy tờ, bạn chỉ cần chọn đúng số giấy tờ cần xác nhận.

Bạn điền đầy đủ thông tin và tải lên file.

Lưu ý:

• Dù chỉ xác nhận một trong hai loại giấy tờ (chỉ bằng hoặc chỉ học bạ / bảng điểm), bạn vẫn nên nhập và tải lên đầy đủ file cho cả hai loại giấy tờ vì đó là cơ sở gửi cơ quan có thẩm quyền xác minh.
• Nếu học sinh THPT đã mất học bạ và chỉ xin trích lục, bạn phải tích nút có nội dung này.

Phần ghi chú sẽ nêu rõ các trường hợp Đơn vị cấp bằng đã sáp nhập, giải thể; liên hệ của cơ quan có thẩm quyền xác minh (bao gồm tên cơ quan / trường, email, địa chỉ, người nhận và số điện thoại).

Nếu có file scan hoặc ảnh chụp các giấy tờ khác có tác dụng hỗ trợ xác minh, bạn cũng cần tải lên vào mục cuối cùng.

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn chọn “Lưu thông tin” hoặc “Nộp hồ sơ”.

• Nếu chưa muốn nộp ngay, bạn có thể chọn “Lưu thông tin”, hồ sơ sẽ được hiển thị tại Danh sách hồ sơ.
• Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ không thể thay đổi thông tin (nên cần kiểm tra kỹ trước khi nộp). Nếu phát hiện sai, thiếu hoặc cần bổ sung, hãy liên hệ [email protected].

Sau khi ấn nộp hồ sơ thành công (đầy đủ thông tin, file upload đúng định dạng và dung lượng cho phép), hồ sơ sẽ được cấp mã CIEC Code và chuyển tới bước thanh toán.

Thanh toán các chi phí để làm hồ sơ

Sau khi hoàn tất việc đăng ký, ứng viên có thể thanh toán ngay lập tức khi hệ thống chuyển sang bước thanh toán, hoặc có thể chọn chức năng “Thanh toán” tại Danh sách hồ sơ mới.

Khi chọn hình thức thanh toán, ứng viên có thể lựa chọn “Thanh toán ngay (VNPAY)”. Nếu không muốn thanh toán ngay, ứng viên có thể nhấn vào nút “Quay lại danh sách” và thực hiện thanh toán sau tại Danh sách hồ sơ mới.

VNPay hỗ trợ 4 phương thức thanh toán:

• Thanh toán qua mã QR
• Thanh toán bằng thẻ nội địa và tài khoản ngân hàng
• Thanh toán bằng thẻ thanh toán quốc tế
• Thanh toán bằng ví điện tử VNPay

Sau khi thanh toán thành công, hệ thống sẽ gửi email thông báo tới ứng viên qua địa chỉ email đã được đăng ký.

Theo dõi tình trạng xác minh hồ sơ

Để theo dõi tình trạng xác minh hồ sơ, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào màn hình chính và chọn “Danh sách hồ sơ mới”.

Bước 2: Tại trang danh sách hồ sơ mới, bạn có thể tìm kiếm thông qua mã CIEC code hoặc tên học sinh.

Cột “Thanh toán”: Nếu đã thanh toán thành công, sẽ hiển thị “Đã thanh toán”. Nếu hồ sơ chưa thanh toán, sẽ có một đường dẫn (link) để bạn nhấp vào và thực hiện thanh toán.

Cột “Kết quả xác minh”: Bạn cần chú ý theo dõi tình trạng xác minh tại đây:

• Trạng thái: “Chưa tiếp nhận”. CIEC chưa tiếp nhận xử lý hồ sơ, có thể do file upload chưa đủ điều kiện: không đúng loại / thiếu thông tin / mờ. Trường hợp khác là chưa có liên hệ để gửi về đơn vị có thẩm quyền xác minh.
• Trạng thái: “Đã tiếp nhận”. CIEC đã gửi liên hệ về đơn vị có thẩm quyền xác minh bằng cấp, giấy tờ của ứng viên nhưng chưa có phản hồi, trả lời, xác nhận.
• Trạng thái: “Chính xác”. Hồ sơ đã được xác thực là chính xác. Khi chức năng “Đặt lịch hẹn” mở, bạn có thể đặt lịch nộp tại ĐSQ.
• Trạng thái: “Giả mạo”. Hồ sơ được đơn vị có thẩm quyền xác nhận là giả, không trùng khớp hồ sơ lưu hay có dấu hiệu tẩy xóa. CIEC sẽ gửi hồ sơ này tới ĐSQ để xử lý theo quy định.
• Trạng thái: “Từ chối”. Hồ sơ không được tiếp nhận xử lý do không đúng loại hoặc thuộc giấy tờ mà ĐSQ không xử lý.

Cột “Sửa”: Bạn có thể xem lại hồ sơ đã nộp, có thông tin số điện thoại bàn của chuyên viên CIEC trực tiếp xử lý hồ sơ, liên hệ trường. Đối với hồ sơ mới nhập thông tin và lưu (chưa nộp), sẽ hiển thị link “Sửa” để bạn có thể thay đổi thông tin và nộp hồ sơ.

Đặt lịch hẹn

Khi hồ sơ của ứng viên đã được xác nhận là chính xác, hệ thống sẽ gửi email thông báo và mở chức năng “Đặt lịch hẹn” (trong Danh sách hồ sơ mới).

Trong trường hợp hồ sơ chưa được xác minh, ứng viên sẽ phải chờ đến khi trường hoặc đơn vị có thẩm quyền xác nhận thông tin bằng cấp.

Trong chức năng “Đặt lịch hẹn nộp”, bạn chọn ngày bạn muốn nộp và chọn khung giờ còn trống.

Ứng viên cần cân nhắc kỹ để chọn lịch hẹn nộp hồ sơ phù hợp cũng như đến nộp đúng lịch hẹn. Nếu không đặt hẹn hoặc đến không đúng ngày hẹn, ứng viên sẽ không thể nộp được hồ sơ tại ĐSQ.

Sau khi đặt lịch hẹn thành công, ứng viên sẽ được chuyển về trang Danh sách hồ sơ mới và có thể in phiếu đăng ký.

Mỗi lịch đã đặt chỉ được hủy 1 lần duy nhất do nguyên nhân bất khả kháng (chỉ có thể hủy với lịch chưa đến ngày hẹn nộp).

In phiếu và nộp hồ sơ

Sau khi đặt lịch thành công, ứng viên có thể in phiếu đăng ký tại chức năng “In phiếu” trong Danh sách hồ sơ mới.

Phiếu in từ hệ thống sẽ bao gồm thông tin về mã QR tra cứu, lịch hẹn nộp, CIEC code, thông tin về bằng cấp, giấy tờ, kết quả xác minh và thời hạn của phiếu.

Đến ngày hẹn nộp, ứng viên mang theo phiếu đăng ký (có chứa Mã QR) cùng hồ sơ nộp tại ĐSQ. Các hồ sơ không trùng khớp giữa thông tin tra cứu qua mã QR (online) với bản giấy nộp tại ĐSQ sẽ được ĐSQ thông báo cho CIEC và xử lý theo quy định.

Ứng viên cần đặt hẹn và nộp tại ĐSQ trong vòng 60 ngày kể từ ngày được xác nhận tại korea.ciec.vn. Nếu quá thời hạn trên và muốn nộp mới, ứng viên sẽ phải đăng ký lại hồ sơ.

Cập nhật thông tin về xác nhận bằng cấp của người Việt Nam

Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam thông báo rằng từ ngày 18.09.2023 sẽ xác nhận hợp pháp hóa lãnh sự cho Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời.

Điều này chỉ áp dụng cho học sinh / sinh viên đã tốt nghiệp trong vòng 1 năm trở lại đây.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết quy trình làm hồ sơ tại portal korea.ciec.vn. SUNNY hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình làm thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự.